Gør kommunikation til en naturlig del af hverdagen
 - 5 nyttige tips:

Pressemeddelelse

1. Målgruppe:
Gør dig først klart, hvem der skal modtage pressemeddelelsen.

Og overvej også, om det skal være en pressemeddelelse eller en historie til ét bestemt medie.

Er der tale om et bredt emne - eksempelvis foromtale af et kommende stævne, generalforsamling, start på Skoleskydningen, DDS’ 150 års Jubilæumsstævne etc. - vil en pressemeddelelse være det naturlige.

Er det en historie om en enkelt leder eller skytte eller om hvordan det gik foreningen til DM, vil det ofte være bedst kun at sende til ét medie.

Det er aldrig gjort alene med at sende en pressemeddelelse: Følg op telefonisk for at sikre, at den dels er kommet frem, dels er havnet hos den rigtige journalist.

Er der tale om en artikel til ét medie, så ring på forhånd og aftalt med en journalist, at den kommer - og find ud af om der er specielle ønsker til leveringen; herunder om der er en deadline, som du skal overholde.

2. Indholdet:
Find ud af hvilke budskaber/informationer, du vil have ud. Lave en liste og prioriter eksempelvis de fem vigtigste.

Hér skal du igen tænke på målgruppen - under punkt 1 menes med målgruppe et eller flere medier.

Nu skal du tænke på hvilke mennesker, indholdet henvender sig til:
Vil I have fat i børn?
I voksne?
Familier?
Løbere, som skal have en ny udfordring med biatlon?
 
Forestil dig at du er én fra målgruppen og sørg for at alle de relevante informationer er der.

Målgruppen skal først og fremmest finde teksten interessant - og så skal der også være de relevante informationer:

Hvad går det ud på?
Hvornår er det?
Hvad er forudsætninger for at være med?
Hvor får jeg mere at vide?
Hvor tilmelder jeg mig?

Du skal også skrive kort og klart. Undgå skyttefaglige ord og begreber, som er let virker »indforstået« og dermed skræmmer målgruppen væk. Kan de ikke undgås, så forklar! Husk, at eksempelvis en x-10’er ikke er noget alle forstår ...

3. Opbygningen:
Forestil dig en trekant med spidsen opad når du skal skrive teksten: Det skal være sådan, at først journalisten og dernæst læseren bliver gjort interesseret ved de første få linjer.

Start med det vigtigste:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
og byg stille og roligt mere tekst på, mens du følger din liste med de fem vigtigste budskaber.

Til sidst kan du lave en kort beskrivelse af foreningen: antal medlemmer, discipliner, hvor ligger skydebanen, hjemmesiden, foreningens historie - og nævne, at den er en del af DDS.

Det skal være sådan, at journalisten kan »nøjes« med den første del og kan skære artiklen bagfra, hvis der mangler plads.

Det er en god idé at lægge et par citater ind i teksten. Gerne det første i starten eller et hurtigt efter.

Citater skaber troværdighed og gør teksten mere levende.

Husk overskrift, underoverskrift, mellemoverskrifter og billedtekst.

4. Andre budskaber?:

Det er også en overvejelse værd, om ikke der er noget, foreningen vil være kendt for.

Tænk over om der er nogle formuleringer, I med fordel kan tage med i teksten, hver gang I skriver noget.

Det kan eksempelvis være: »skydning er en idræt for hele familien«, »det er aldrig for sent at begynde at skyde«, eller »skydning er én af de få idrætter familien kan dyrke sammen«.

Det kan også være at I specielt fokuserer på en eller flere discipliner.

Vedhæft pressemeddelelsen i Word, så du kan være sikker på den kan åbnes og journalisten kan kopiere fra den. Dét kan nemlig være

svært fra en pdf-fil!

Skriv en overskrift i mailens emnefelt, der strakt fanger journalisten:
Lokal skytte på landsholdet,

Skoleskydningen sætter rekord i x-købing etc.

Kopier overskrift, underoverskrift og indledning ind i tekstfeltet som appetitvækker - og anfør en kontaktperson med telefon og mail.

5. Billeder hjælper:
Der er ingen tvivl om, at det ofte gør det nemmere at få en omtale, når der følger et foto med.

Det er vigtigt, at du sørger for at der er personer på billedet og gerne tæt på, så man kan se at skydning er for levende mennesker og ikke gale Rambotyper.

Et foto af eksempelvis en terrænskive er der ikke meget sjov i for andre end terrænskytter, mens et ansigt derimod altid skaber opmærksomhed og måske også genkendes af læseren!

Sørg for at vedhæfte billederne i høj opløsning. Har du et billedbehandlingsprogram, så beskær dem til cirka 20 x 15 cm og 200 dpi.

Har du mulighed for at stille hvidbalance og rette farver op, vil det hjælpe.

Da mange medier i dag også lægger teksten på hjemmesider, vil det være smart at tage billeder i tværformat, så øges chancen for at de bruges.

Vælg hellere et eller to gode billeder ud fremfor at sende en masse ligegyldige.