Gør kommunikation til en naturlig del af hverdagen
 - 5 nyttige tips:

1. Kontinuitet: 
Uanset om det drejer sig om at informere medlem­merne eller medierne, så er det alfa og omega at gøre det systematisk og kontinuerligt.

Al erfaring viser, at hyppig infor­mation lønner sig. Når en journalist jævnligt hører fra foreningen, vil han/hun også være mere tilbøjelig til at tage stoffet med.  

Og måske endda selv kontakte foreningen, fordi »den har jo altid en historie at fortælle«.

Det kan godt være ikke alt kom­mer i avisen, men giv ikke op!

Gælder det medlemmerne, vil jævnlige informationer givet være med til at få flere til hyppigere at lægge vejen forbi foreningen, fordi de ser, at der sker noget.

For børneskytter vil det også give forældrene et indtryk af, at der er dynamik i foreningen.

Det er desuden klogt at veksle mellem direkte henvendelser; eksempelvis via mail til den enkelte skytte og informationer på hjem­mesiden. Hér er det vigtigt hyppigt at lægge nyheder ind så medlem­merne tit går ind og tjekker.

2. Intern/ekstern:
Når emnerne, der kan kommunikeres om, er sam­let ind, så tag stilling til, om det er intern eller ekstern kommunikation - eller begge dele.

En reminder om at der skal beta­les kontingent er intern = til med­lemmerne.

At Skoleskydningen starter er en ekstern = til medierne.

Det er dog ikke altid sort-hvidt: Den kan jo også være en nyttig information til medlemmerne, at Skoleskydningen starter.

Dét, at en ny sæson begynder kan også bruges internt og eksternt.

Men typisk vil det være klogt at skrive to versioner til henholdsvis internt og eksternt brug:

Der kan være en masse praktiske detaljer, som er relevante for med­lemmerne - mens versionen til medierne henvender sig til poten­tielle medlemmer, der ikke skal have så mange detaljer, men sna­rere oplysninger, der får dem til at synes det kunne være sjovt at prøve skydning.

For mange detaljer kan også gøre at journalisten bruger papirkurven!

3. Tids- og emneplan:
For at sikre kontinuiteten, vil det være smart at lave en tids- og emneplan; eksem­pelvis i et regneark.

Lav den når I alligevel planlægger den kommende sæson inde eller ude - eller lav en grovplan for hele året.

Det vigtige er, at den ajourføres løbende i takt med at nye ideer kommer til - og når først I har væn­net jer til at tænke i hvad der skal kommunikeres, glider det af sig selv.

Udpeg en kommunikationsan­varlig, som bestyrer kalenderen og sikrer, at den også kommer i brug.

Start med hvad foreningen har af begivenheder, der kan bruges: DDS’ 150 års Jubilæumsstævne, Skoleskydningen, Åbent Hus, stæv­ner, DM etc.

Inddrag udvalgene og spørg hvad de gerne vil have informationer ud om.

Lav en tjekliste, så det sikres, at I i årets løb får alle discipliner og børn, voksne og veteraner med.

Husk også at tænke i foromtaler og omtaler efter en begivenhed.

4. Tænk kommunikation ind:
At kommunikation skal tænkes ind i hverdagen, betyder også, at det ikke »kun« er noget, der en gang eller to om året lægges ind i tids- og emneplanen.

Næh, I skal hele tiden have kom­munikationen for øje. Når bestyrel­sen eller et udvalg holder møde, skal der før punktet Eventuelt være et punkt, som hedder Kommunika­tion:

• Hvad skal kommunikeres fra dette møde?

• Til hvem?

• Af hvem?

• Hvornår?

• I hvilken form?

På den måde husker I hele tiden at informere alle dem, der ikke sad med omkring bordet.

En nyttig sidegevinst er, at mø­dedeltagerne tvinges til at drage en konklusion og ikke mindst være enige om, hvad der blev aftalt på mødet og hvad der var det vigtigste punkt.

Dét forhindrer en masse misfor­ståelser!

5. Brug fugleperspektivet:
Kom­munikation er ikke »bare« dét, I sender ud på skrift eller lægger på en hjemmeside.

Kommunikation er signaler, og derfor kan det være nyttigt med mellemrum at kigge på foreningen fra fugleperspektivet:
Se på, hvilke signaler I udsender og vurdér om det fortsat er de rig­tige eller fornyelse vil gavne.

Er der skilte, som viser vej til sky­debanen? Hvordan får I signaleret, at interesserede er velkomne bag en stor, tung dør?

Hvordan modtager I interesse­rede: Skal de gå spidsrod gennem et lokale og hen til en skranke?

Sæt jer i nye besøgenes sted og gør en indtræden i skytteforenin­gen til en positiv oplevelse.

Tjek opslagstavlen: Væk med forældede informationer.

Vurdér om det er de rigtige informationer, I har sat op: Er nogle overflødige? For­kert udformet? Mangler der noget?

Kort sagt: hav en politik for, hvor­dan I aktivt bruger opslagstavlen til kommunikation fremfor som lodret papirkurv!